规范制度

甘肃丝路法语律师事务所前台工作管理制度

时间:2020-1-5 15:21:08  作者:丝路法语  来源:甘肃丝路法语律师事务所  查看:878  评论:0
内容摘要:甘 肃 丝 路 法 语 律 师 事 务 所前台工作管理制度 一、 目的  为规范律所前台管理,保证前台工作正常进行,塑造律所良好的形象及声誉,特编制本制度 。 二、岗位职责  1. 接听、转接电话做好来电咨询工作。 2. 负责来访人员的接待、基...
 

甘 肃 丝 路 法 语 律 师 事 务 所

前台工作管理制度

 

 

一、  目的

为规范律所前台管理,保证前台工作正常进行,塑造律所良好的形象及声誉,特编制本制度

 二、岗位职责

1. 接听、转接电话做好来电咨询工作。

2. 负责来访人员的接待、基本咨询和引领。

3. 负责律所快递、邮件、信件等的收寄。

4. 负责律所传真文件的收发工作。

5. 做好前台档案室、办公室的清洁。

6. 负责案卷图书管理工作,做好借还的登记。

7. 新进律所的人员信息登记更新,完善公示栏律师的信息。

8. 每逢周五下午1630是律所的例会时间,接到例会通知后在律所微信群内发布通知,并电话通知各律师届时开会。

9. 接受其他临时性工作。   

三、任职要求

 1待人诚恳,工作认真细心,责任心强。

 2具有良好的服务意识和独立处理事务的能力。

 3熟练使用各种办公软件。

四、仪容仪表规范

1保持仪容仪表,着装干净整洁。

2举止文明端庄,站、走、坐姿都要符合要求,不讲粗言恶语。   

五、工作规范

1、电话接听

1听到电话铃响,三声内接起电话。

2接起电话先问候,后自报律所名称。

3接电话的声音要温和,语气友善,态度和蔼。

4接听电话时要集中注意力,留心倾听当事人的问题,不能随意中断当事人的叙述,然后再清楚的解答。

5对当事人提出的要求和需要帮助解决的事情进行记录,尤其是对当事人的姓名、电话、时间、地点等事项的记录,并及时通知相关人士,不得延误或者遗漏。

6电话接听完毕之前,复述来电要点,防止记录错误或偏差引起不必要的误会。

7接电话时尽量避免与身边人说话,不可进食或饮东西。

8注意使用礼貌用语,禁止与当事人争吵或争论。

9打错电话要有礼貌的回答,让对方重新确认电话号码。

  2、来访者接待

1有当事人来访,应立即起身,面向来访者点头、微笑问好,当事人坐下或离开后才能坐下。

2对当事人要表示出热情友好和愿意提供帮助的态度,同时注意使用礼貌用语。

3陌生当事人来访,应问清对方的姓名、单位及来访目的。避免让当事人在未经允许的情况下走进办公区域,以保证律所的工作环境及人员安全。

4若来客说明已有预约,为谨慎起见,应告知对方稍等片刻,确定对方确实有预约时,再进行引领。当事人到领导办公室后,应主动递送茶水,当事人离开后及时收拾茶杯。

5如果要找的人正在忙,要向当事人说明等待理由和等待时间,若当事人愿意等待,请当事人入座倒水。如果等了很长时间,当事人要找的人还在忙,应关照一下当事人并向其说明,不要将当事人扔在那里不管。

6对于无预约的当事人,不能直接回答要找的人在或不在,应先委婉探询对方来意,尽量从对方回答中,判断能否让他与律师见面。

7)客户离去时应微笑道别。   

 3、传真及快递包裹的接收

1传真、信件及快递包裹等在到达30分钟内通知收件人。

2保管好发票,不得丢失。   

六、律所内部规范

1、热爱自己的本职工作,要有服务理念和服务意识,努力协助同事做好每件事情。

2、前台工作人员离座不应太久,如果因为特殊原因要外出时,应先找好代岗人。

3、避免长时间的私人电话占线。                               

4、下班前收好文件及有关的记录,清洁、整理好前台桌面及前台区域的卫生。  

5、督促清洁人员搞好公共区域卫生、把清洁用具归位整理并及时告知前台购买清洁用品。

 

甘肃丝路法语律师事务所

行政办公室 发

二〇二〇年一月五日



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